5 questions à se poser avant de choisir son logiciel de gestion

Les logiciels de gestion sont légion sur le web. Si vous souhaitez en utiliser un, c’est une excellence décision que vous prenez, car les bénéfices que vous en obtiendrez seront au combien important votre entreprise.  Il est vrai que le budget dont vous disposez limite de façon claire votre fourchette de choix. Toutefois, vous devrez vous poser quelques questions qui vous aiguilleront davantage.

Quelle est la taille exacte de votre structure ?

Les entreprises de toutes les tailles, des start-ups aux PME, en passant par les TPE ont besoin des fonctionnalités spécifiques des logiciels de gestion pour simplifier leur fonctionnement. Il existe des logiciels de gestion adaptés à tout type d’entreprise. De ce fait, selon la taille de votre entreprise (son volume et le nombre de salariés), vous pourrez facilement affiner votre recherche.

La raison sociale de votre entreprise est également à prendre en compte. Une entreprise qui offre des prestations comptables n’aura pas besoin du même type de logiciel qu’un centre de formation (c’est juste un exemple illustratif).

Quelles sont les fonctionnalités que vous recherchez ?

De manière générale, dans l’optique d’attirer la clientèle, les logiciels proposent une liste détaillée de leurs fonctionnalités. Il arrive même que la liste soit suffisamment longue au point de rendre sa lecture pénible, mais c’est un mal nécessaire. Donnez-vous la peine de lire lesdites fonctions afin de vous rassurer que vous y trouverez celles qui vous intéressent. Cela ne sert à rien d’acheter un logiciel qui ne vous offre pas pleinement satisfaction. Celui-ci n’aura pas les même fonctionnalités si vous travaillez dans une agence web que dans un organisme de formations. Pour choisir son logiciel pour son organisme de formation, veillez à bien cerner vos besoins.

Il va de soi que vous devrez au préalable avoir identifié les besoins de votre propre entreprise. C’est une tâche qu’il ne faut pas faire dans la précipitation au risque d’aller à la va-vite et d’oublier certains aspects. Prenez donc votre temps, quitte à faire appel au service d’un consultant externe qui pourra passer au scan les besoins de votre système de gestion.

Que choisir entre un logiciel Saas ou un Open Source ?

Les logiciels Open source sont ceux qui intègrent une technologie interne protégée par un code source auquel ont accès les programmeurs. Vous aurez la possibilité de personnaliser les logiciels à votre guise et selon vos besoins, mais cela demande des compétences techniques particulières. La maintenance doit être effectuée de manière régulière.

Les logiciels Saas pour leur part, offrent des solutions complètes via des abonnements. Ils sont dotés de beaucoup plus de fonctionnalités et sont hébergés sur un serveur externe et ne nécessitent pas de maintenance ni de compétences spécifiques étant donné que tout est géré en externe. De même, les mises à jour sont effectuées en externe.

Les logiciels installés ou hébergés

Les logiciels hébergés sont installés sur des serveurs externes et accessibles via une connexion internet. Ces solutions sont intéressantes dans la mesure où ils permettent à leurs utilisateurs de travailler à distance depuis tous les systèmes existants : les smartphones, les tablettes et les ordinateurs. L’éditeur se charge d’effectuer les mises à jour régulièrement.

Les logiciels installés sont stockés sur votre propre serveur et sont livrés avec une licence. Une connexion Internet n’est pas nécessaire pour les gérer. Toutefois, les utilisateurs doivent payer pour effectuer les mises à jour. La sauvegarde des données est faite en interne.

Le logiciel est-il simple à installer et à utiliser ?

C’est un aspect que vous auriez tort de regretter. Vous devez vous rassurer que vous serez à même d’utiliser le logiciel que vous allez acheter. Un logiciel simple à utiliser avec une interface intuitive est toujours préférable. Vous n’aurez pas besoin de vous former ou alors de faire appel à un service extérieur pour utiliser votre logiciel.

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *